Firma to nie tylko miejsce, gdzie realizowane są projekty dla klientów – to także przestrzeń, w której rozwija się wewnętrzne inicjatywy. Takie działania nie tylko wspierają kulturę organizacyjną, ale też sprzyjają innowacyjności, zaangażowaniu pracowników i ciągłemu doskonaleniu. Dzięki nim firma staje się środowiskiem, które inspiruje, integruje i wspólnie dąży do rozwoju – nie tylko na zewnątrz, ale i od środka.
Tego rodzaju przedswięwzięcia można realizować naprawdę na wiele sposobów. Jedną z opcji są organizowane cyklicznie wewnętrzne spotkania, które z powodzeniem możecie wdrożyć w każdej firmie. W tym artykule przedstawię Wam swoje porady i wnioski, które pomogą Wam to zrobić. A wszystko to na podstawię 65 spotkań, które do tej pory zrealizowałem. Zrobiłem to pracując w dwóch software house’ach, a spotkania te były ukierunkowane na technologię PHP. Zakładam jednak, że rady te są uniwersalne i będą adekwatne dla całej branży technologicznej, a może nawet jeszcze szerzej.
Idea spotkań technicznych
PHP-Talk (tak nazwałem spotkania organizowane przeze mnie) to cykl polegający na wspólnych dyskusjach na tematy związane ze sztuką wytwarzania oprogramowania. Do tych konwersacji dołączają tylko i wyłącznie osoby z działu PHP. Nie ma ograniczeń ze względu na poziom. Zresztą, w jednym temacie ktoś jest ekspertem, a w drugim początkującym słuchaczem. I właśnie to pozwala realizować główne cele tej inicjatywy.
Główne idee i motywacje:
– wymiana wiedzy i doświadczenia;
– rozwój kompetencji technicznych;
– rozwój kompetencji miękkich;
– standaryzacja i dobre praktyki firmowe;
– integracja.
Formuła spotkań
Formuła oczywiście jest dowolna i trzeba ją dostosować do możliwości i preferencji organizacji. W pierwszej firmie spotkania robiłem co tydzień po 60 minut, a w drugiej co dwa tygodnie po 30 minut. Kilka dni przed każdym spotkaniem wlatuje ankieta z kilkoma propozycjami tematów. Ten, który zdobędzie najwięcej głosów, jest brany na warsztat. Wyjątkami mogą być pilne tematy z perspektywy firmy – te mają pierwszeństwo.
Większość spotkań, które zorganizowałem było online. Tutaj znowu trzeba wybrać taką formułę w jakiej pracujecie tak żeby spotkania były osiągalne dla wszystkich chętnych. Naturalnie, nie są one obowiązkowe. Nie ma sensu nikogo przymuszać, ale uwierzcie mi że znajdą się ludzie, którzy chcą czerpać z wiedzy i doświadczenia współpracowników. Szczególnie w domkach oprogramowania, gdzie realizuje się różne projekty i nie zawsze jest pole do tego, żeby wymieniać się doświadczeniem. Pamiętajcie, że nikt nie wie wszystkiego. Na jednym spotkaniu możecie być osobami, które chcą podzielić się wiedzą i doświadczeniem, a na innym osobami chcącymi się czegoś dowiedzieć. Ważne, żeby brać czynny udział w dyskusji, bo bez tego ten format nie ma racji bytu.
Co do liczby uczestników to nie ma ograniczeń. Wszystko zależy od wielkości firmy, czy działu. U mnie w pierwszej firmie było to kilka osób, a w drugiej kilkanaście czy przy bardziej gorących tematach kilkadziesiąt osób. Oczywiście im więcej osób tym mniej czasu na swobodną wypowiedź dla każdego. Generalnie wydaje mi się, że nie trzeba tego ograniczać, a po kilku spotkaniach wyklaruje się stałe grono osób, które będzie brało udział. Wszystkich i tak nie uda się zadowolić, bo chociażby znaleznie odpowiedniego terminu dla wszystkich jest niemożliwe.
Tematy spotkań
Fajnie, gdyby tematy były wartościowe z perspektywy firmy. Zagadnienia mogą zgłaszać wszyscy, a to czy ich omówienie dojdzie do skutku zależy od rezultatu głosowania. Czas jest ograniczony, więc wcale nie jest tak, że trzeba się uporać z tematem od A do Z. Bardzo często dyskusje przerywane są w połowie i nie kończą się żadną konkluzją. Nie ma w tym nic złego, bo każdy uczestnik będzie w stanie sobie wyrobić własne zdanie i weźmie ze spotkania to, co akurat do niego trafia.
Tematy mogą być bardziej ogólne albo konkretne i specjalistyczne, ale wszystkie powinny być związane z tematyką przewodnią inicjatywy. Bardzo często podczas dyskusji wychodzą kolejne zagadnienia nad którymi warto się pochylić i trafiają one do puli tematów.
Jeżeli szukacie ciekawych tematów to można ich szukać chociażby zastanawiając się nad aktualnymi wyzwaniami w projektach albo przeglądając agendy konferencji, czy tytuły branżowych podcastów.
Oto 10 przykładowych tematów, które realizowałem:
1. Dobre praktyki projektowania API.
2. DDD bez ekspertów domenowych (DDD-Lite).
3. Gdzie szukać wiedzy i materiałów do rozwoju.
4. ORM – kiedy i jak go używać.
5. Serverless w PHP.
6. Obsługa wielu stref czasowych.
7. Narzędzia programisty ułatwiające pracę.
8. Devops – co muszę wiedzieć jako programista PHP.
9. Wdrożenie aplikacji PHP na AWS.
10. Monitoring systemów – narzędzia i metryki.
Moderowanie spotkań
Spotkania są prowadzone przez moderatora, który to ma za zadanie podtrzymać dyskusję i kontrolować, czy nie odbiega ona od wybranego tematu. W moim przypadku zazwyczaj to ja jestem prowadzącym, ale staram się też robić przestrzeń dla innych. Przyjąłem taką zasadę, że raz za czas pytam na forum, czy ktoś chciałby poprowadzić spotkanie. Kilkukrotnie byłem też nieobecny, więc siłą rzeczy musiał poprowadzić ktoś inny. Dodatkowo autor wybranego tematu ma pierwszeństwo jeśli chodzi o moderowanie, ale jeżeli nie czuje się na siłach to wcale nie musi tego robić. Zwyczajnie chodzi o to, że zazwyczaj ma on wizję tego, o czym powinno być to spotkanie.
Prowadzenie takich dyskusji to bardzo rozwijająca sprawa. Ta umiejętność może przydać się później w różnych sytuacjach. Zawsze zachęcam innych, żeby spróbowali. Szczególnie, że te spotkania akurat odbywają się w kontrolowanych warunkach, gdzie zdecydowanie panuje luźniejsza atmosfera i nie ma niepotrzebnej spiny.
Pułapki
- Uczestnicy często traktują moderatora jako eksperta w każdym temacie.
Wielokrotnie zdarzało mi się, że ludzie oczekiwali, że mam odpowiedź na każde pytanie. Moderator oczywiście również bierze czynny udział w spotkaniu i może dzielić się swoim doświadczeniem. Formułą tych spotkań nie jest jednak jednostronna prezentacja, a żywa dyskusja. - Charyzmatyczne osoby przejmują spotkanie.
Na spotkania przychodzą różni ludzie. Bywa tak, że Ci bardziej charyzmatyczni i proaktywni będą częściej zabierali głos. Niewątpliwie są oni potrzebni, bo dokładnie o to chodzi, żeby uczestnicy aktywnie dyskutowali. Mimo wszystko uważam, że trzeba stworzyć warunki w których każdy ma możliwość zabrania głosu i spotkania nie są za każdym razem dyskusją kilku tych samych osób. - Ludzie czują się oceniani.
Wielu uczestników spotkań ma problem z tym, że każda ich wypowiedź będzie oceniana. Czy to przez współpracowników, czy to przez ich przełożonych, którzy też mogą brać udział w spotkaniach. Dołączają więc do spotkań tylko w roli słuchaczy, co nie daje im pełnej wartości jaką niesie ze sobą ta inicjatywa. Myślę, że trzeba spróbować stworzyć spotkania z otwartą atmosferą, gdzie brak wiedzy jest szansą na jej uzupełnienie, a nie brakiem kompetencji. Sugeruję też nie nagrywać tych dyskusji. Ludzie, którzy twierdzą, że by im się to przydało i tak ich później nie oglądają. Zresztą brak nagrań to dodatkowa motywacja, żeby dołączyć do spotkania na żywo.
Podsumowanie
Nie ma się co oszukiwać: tematyczne spotkania firmowe to żadne odkrycie. Pewnie są one praktykowane w wielu organizacjach. Mimo wszystko, część firm albo tego nie robi albo nie wie po co to robi. W tym artkule podzieliłem się swoim doświadczeniem z tych kilkudziesięciu spotkań, które zrealizowałem. Organizacja firmowych spotkań technicznych to jedna z lepszych rzeczy jakie udało mi się zawodowo zrealizować. Mi samemu dało to dużo, i myślę że innym uczestnikom także, a już na pewno skorzystała na tym sama organizacja.
Inicjatywa jest o tyle fajna, że dzięki niej każdy może rozwijać inne kompetencje. Dla mnie największą wartością okazał się trening wyrażania swoich pomysłów i przekonań, a następnie konfrontacja ich z innymi uczestnikami. To umiejętność, z której korzysta się na co dzień w pracy z ludźmi. Kolejna istotna sprawa to doświadczenie kolegów z działu i inne spojrzenie na dane zagadnienia. Dzielenie się wiedzą w ramach organizacji to jedna z tych niedocenianych form rozwoju. Firmy bardzo często dysponują ogromnym potencjałem, a mimo to sięgają jedynie po rozwiązania zewnętrzne jak konferencje czy szkolenia.
Finalnie, jeżeli nie macie podobnego konceptu w Waszych organizacjach to polecam spróbować go wdrożyć. Jest to przedswięwzięcie, które ma wiele korzyści, a jeżeli formuła się nie przyjmie albo zwyczajnie się wyczerpie to zawsze można sięgnąć po inne rozwiązania albo po prostu zaorać.
